Zentraler Rechnungseingang (ZRE) 

Leitweg-ID 073150000000-001-35
digitale.rechnungstadt.mainzde

Als Dienstleisterin für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen arbeitet die Stadtverwaltung Mainz fortwährend an dem Ziel, effiziente Prozesse zu organisieren sowie bestehende Prozesse zu optimieren. Um diesem Anspruch auch im Kontext der technischen Entwicklung in den letzten Jahren gerecht zu werden, spielt dabei auch die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologie eine zentrale Rolle.

Die neuen Möglichkeiten und Rahmenbedingungen für Sie als Rechnungssteller:in haben wir im Folgenden zusammengestellt.

Elektronische Rechnung

Im Rahmen der technischen Entwicklung und des Fortschritts der letzten Jahre arbeiten zunehmend auch kleinere Unternehmen mit Fakturaprogrammen oder anderen Softwarelösungen zur Rechnungserstellung. Diese Erleichterungen sollten nicht durch unnötige Medienbrüche zunichte gemacht werden.

Die Landeshauptstadt Mainz hat daher mit der Möglichkeit die „XRechnung“ anzunehmen, den Zugang für elektronische Rechnungsdokumente eröffnet.

Eine XRechnung ist viel mehr als eine eingescannte Papierrechnung - es geht um strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und direkt in die IT-Verfahren der Verwaltung einfließen.

Warum elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung hat im Vergleich zur Papierrechnung gleich mehrere Vorteile für Ihr Unternehmen. Einige der wichtigsten Argumente haben wir für Sie aufbereitet:

• Sie können Ihren Papierverbrauch enorm reduzieren.
• Sie sparen sowohl Druck- als auch Portokosten. Dadurch wird Ihre Rechnung günstiger.
• Durch die elektronische Übermittlung verringern Sie die Postlaufzeiten Ihrer Dokumente.
• Die Dokumente können bei der Landeshauptstadt Mainz direkt elektronisch weiterverarbeitet werden. Dies minimiert potentielle Fehlerquellen.
• Durch die schnellere Bearbeitung wird eine schnellere Zahlung ermöglicht.
• Nicht nur die Landeshauptstadt Mainz verarbeitet ihre Rechnungen elektronisch. Die Vorteile können Sie so auch auf Ihren weiteren Geschäftspartner:innen projizieren.

Zentraler Rechnungseingang

Mit der Einführung eines zentralen Rechnungseinganges in der Stadtverwaltung Mainz (ohne Eigenbetriebe) wird eine einheitliche Rechnungsanschrift für alle Rechnungsdokumente umgesetzt.

Dies ermöglicht es uns, Ihre Rechnungen schneller und kanalisiert der zuständigen Stelle zuzuordnen. Für diesen Zeitgewinn sind sowohl beim Rechnungsempfänger als auch beim Rechnungsersteller gewisse Voraussetzungen zu schaffen:

Die richtige Adressierung

Lieferant:innen der Stadtverwaltung Mainz (ohne Eigenbetriebe) senden für eine fristgerechte Zahlung ihre Rechnungen in einfacher Ausfertigung an die E-Mail Adresse digitale.rechnungstadt.mainzde

Ab sofort gilt für alle Rechnungsdokumente folgende Rechnungsanschrift:

Stadtverwaltung Mainz
Amt (Ziffer oder Name)
Postfach 3825
55028 Mainz

Bitte verwenden Sie für Rechnungsdokumente nicht mehr die Ihnen bekannten Anschriften. Dokumente, welche keine Rechnungen sind, versenden Sie bitte auch weiterhin an die Ihnen bekannten Adressen.

Mahnungen stellen kein Rechnungsdokument dar und sind daher direkt an das zuständige Amt für Finanzen, Beteiligungen und Sport, Abteilung Stadtkasse, (mahnungenstadt.mainzde) zu versenden.

Anforderungen an eine Rechnung

Gesetzliche Anforderungen:

Bitte beachten Sie auch weiterhin strikt die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß § 14 und § 14a Umsatzsteuergesetz.

Rechnungsnummern dürfen keinesfalls doppelt vergeben werden. Auch wenn eine Rechnung von der Landeshauptstadt Mainz abgelehnt und anschließend eine korrigierte Rechnung an die Landeshauptstadt Mainz übersandt wird, ist die korrigierte Rechnung mit einer neuen beziehungsweise abgeänderten Rechnungsnummer zu versehen.

Fachliche Anforderungen bei der Übermittlung und dem Format:

Elektronische Rechnungsdokumente sind sowohl Rechnungen als auch Gutschriften. Auf dem Rechnungsdokument geben Sie die Mittelbindungsnummer an, die Sie auf dem Auftragsschreiben oder dem Bestellschein ablesen können. Fehlt die Mittelbindungsnummer, kann sich die Zahlung verzögern. Ist keine Mittelbindungsnummer vorhanden, erfragen Sie diese bitte beim Auftraggeber (Amt).


Bei elektronischer Rechnung:

• Ihre E-Mail enthält eine „XRechnung“, das heißt eine XML-Datei.
• Anlagen zur Rechnung sind in der XML-Datei eingebettet.
• Die erforderliche Leitweg-ID lautet 073150000000-001-35 und ist standardisiert im Feld BT-10 zu führen.
• PDF-Dateien als Rechnung sind weiterhin zulässig.
• Jeder Rechnung enthält dann nur eine PDF-Datei mit allen begründenden Unterlagen (Skizze, Mengenermittlung, Aufmaß etc.)
• Nicht zulässig sind veränderbare Formate, wie z. B. Word-, Excel-, JPEG-Dateien etc.
• Die maximale Größe einer E-Mail darf 20 Megabyte nicht überschreiten.
• Rechnungen, welche an andere E-Mail-Adressen der Landeshauptstadt Mainz gesendet werden (zum Beispiel Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter Mailadressen), werden nicht verarbeitet und gelten als nicht zugegangen.
• Textinhalte der E-Mail werden aufgrund der automatisierten Verarbeitung nicht gelesen. Bitte verzichten Sie auf die Übersendung von relevanten Informationen im Mail-Body.