Datenverarbeitung und Ihre Rechte im Rahmen der Durchführung von Video- und Audiokonferenzen der Stadtverwaltug Mainz mit WebEx Telekom

Die Landeshauptstadt Mainz nutzt für Audio- und/oder Videokonferenzen primär Cisco Webex Meetings (weitere bei der Landeshauptstadt Mainz eingesetzte Lösungen, z.B. Video-Plattform 3Q zum Streamen von Ratssitzungen) sind von diesem Datenschutzhinweis nicht erfasst. Das Konferenz-Tool ergänzt die bisher bestehenden Möglichkeiten der Aufgabenerfüllung der Landeshauptstadt Mainz um die Möglichkeit, Besprechungen, Bürgersprechstunden aber auch Vorstellungsrunden auf digitalem Weg durchzuführen.

Online-Veranstaltungen sind auch eine Alternative und Ergänzung zur klassischen Präsenzveranstaltung und im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung immer mehr gefragt. Weiterhin stellen Kommunikationsplattformen, wie hier beschrieben, wichtige Instrumente in der Seuchenbekämpfung/-verhinderung – in Folge der Corona-Pandemie - dar.

Eine Datenerhebung erfolgt auch zum Zwecke der Anmeldung an dieser Konferenz. Bei einer Anmeldung/Einwahl via Telefon ist die Telefonnummer während der Konferenz nicht sichtbar.

Es ist grundsätzlich ausreichend, wenn Sie dem in der Einladungsmail enthaltenen Link folgen und sich über die Weboberfläche anmelden. Sie müssen jedoch für die Teilnahme zumindest Ihren Namen und Ihre Email- Adresse angeben, damit die Landeshauptstadt Mainz Sie als berechtigten Teilnehmenden identifizieren kann.

Bei der Nutzung von „Webex Telekom“ werden unterschiedliche Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben die Nutzer vor bzw. bei der Teilnahme von Video- oder Audiokonferenzen machen und welche Einstellungen vorgenommen werden:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefonnummer (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (gehashed, wenn ein Account besteht), Profilbild (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hard­ware-Informationen, Beginn und Ende der Nutzung

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Ob eine Aufzeichnung erfolgt, teilen wir in der Einladung zur Veranstaltung mit.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Bei Nutzung der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen werden die gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Kamera oder Mikrofon können jederzeit abgeschaltet bzw. stummgestellt werden.

Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von Webex notwendigerweise anfallen. Anderenfalls kann keine Verbindung zu Ihnen und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden.

Welche Inhaltsdaten über Webex verarbeitet werden, haben Sie selbst in der Hand. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung von Daten auf diese Weise unterbinden. Die Nutzung der Chat-Funktion ist ebenfalls freiwillig. Der Chatverlauf ist allerdings bis zur Beendigung der Online-Veranstaltung einsehbar.

Die Stadt Mainz hat mit der Telekom GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Telekom nutzt dazu Unteraufträge mit der Fa. Cisco International Limited, United Kingdom, Feltham. Für Kunden der Telekom werden die Daten des Verantwortlichen im Rechenzentrum in London oder Amsterdam verarbeitet. Die Cisco Systems, Inc. hat ihren Hauptsitz in den USA. Ein Teil der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung von WebEx erhoben werden, findet daher in den USA statt. Die Telekom GmbH hat mit Cisco Systems, Inc. Standardvertragsklauseln vereinbart, durch die gemäß Art. 46 DSGVO geeignete Garantien bestehen.

Im Rahmen der Bereitstellung der Webex Telekom Konferenzlösung, werden vom Auftragsverarbeiter insbesondere personenbezogene Daten im Rahmen von

• Beauftragung und Bereitstellung von Cisco Webex Konferenzlösungen
• Hosting von Cisco Webex Konferenzlösungen (z.B. Speichern von Audio-/Videoaufzeichnungen, Chats oder geteilten Dokumenten zum späteren Abruf)
• Verwaltung von Konferenzen und Teilnehmerdaten (z.B. Speichern von Teilnehmerdaten, Agenda, Kommentaren; Verwalten von Einladungen)
• Bereitstellung von Operatorleistungen und Support
• Bereitstellung von Reportings

verarbeitet.

Darüber hinaus gelten die Datenschutzerklärungen der „Telekom Deutschland GmbH“ sowie der Fa. „Cisco Systems, Inc.“. Insbesondere beim Herunterladen von WebEx-Clients (Cisco Webex Meetings) wird der Verantwortungsbereich der Stadt Mainz verlassen und die Nutzer müssen die Datenschutzbedingungen der „Cisco Systems, Inc.“ akzeptieren.

Durch die Landeshauptstadt Mainz werden im Rahmen der Videokonferenz grundsätzlich nicht mehr Daten erhoben/verarbeitet, als dies bei Info-Veranstaltungen vor Ort der Fall wäre, zu denen Anmeldungen erforderlich sind.

Die Konferenzen finden live und in Echtzeit statt. Eine Aufzeichnung der Konferenzen erfolgt grundsätzlich nicht. Möchte ein Meetingleiter ein Webmeeting aufzeichnen, werden Sie gesondert um Ihre diesbezügliche Einwilligung gebeten. Verweigern Sie diese, kann dies zur Folge haben, dass Sie an dem Webmeeting nicht teilnehmen können. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit gegenüber dem Meetingleiter jeweiligen widerrufen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Private Chats werden nicht gespeichert.

Wenn Sie bei „WebEx Telekom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat gespeichert werden.

Systemseitige Log-Dateien, in denen personenbezogene oder -beziehbare Daten gespeichert werden, werden ausschließlich für Analyse und Beseitigung von Fehlern gespeichert und spätestens nach drei Monaten automatisch gelöscht bzw. überschrieben.

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 3 LDSG sowie ggf. Art. 9 DSGVO verarbeitet. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Stadt Mainz verarbeitet werden, ist § 20 LDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Das Tool „Cisco Webex“ wird genutzt, um unsere Aufgaben auch digital erfüllen zu können.

Bei der Nutzung von Cisco Webex Meetings gelten die Datenschutzhinweise des Anbieters Cisco, die wir Ihnen in der uns vorliegenden Version zur Verfügung stellen.

Auch wenn die Speicherung und sonstige Verarbeitung Ihrer Daten weitgehend auf Servern in der EU stattfindet, ist angesichts des Sitz Cisco Systems Inc. in den USA nicht auszuschließen, dass personenbezogene Daten bei der Teilnahme an Streams und Videokonferenzen, beispielsweise Metadaten, in den USA verarbeitet werden. Das Datenschutzniveau ist in den USA niedriger als das durch die DSGVO in der EU sichergestellte Datenschutzniveau, insbesondere bestehen weitgehende Zugriffsmöglichkeiten auf private Daten durch US-Behörden.

Die Landeshauptstadt Mainz speichert unmittelbar keinerlei Daten (s.o.). Im Übrigen bitten wir jedoch die die Datenschutzhinweise und Datenschutzerklärungen von Cisco-Webex und der Telekom zu beachten. Chatverläufe und Nachrichten sind nur für die Dauer Online-Meetings sichtbar und werden nicht gespeichert. Ausnahmen siehe oben.

Eine Datenübermittlung an ein Drittland durch die Landeshauptstadt Mainz erfolgt nicht. Bitte beachten Sie jedoch die Datenschutzhinweise und Datenschutzerklärungen von Cisco-Webex und der Telekom.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim rheinlandpfälzischen Landesbeauftragten für den Datenschutz:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

Telefon: +49 6131 208-2449
E-Mail: poststelledatenschutz.rlpde